Más criterio.Nuevas ideas.

¿Agente IA o automatización?

Empieza por la tarea: si sigue reglas estables, una automatización puede bastar. Si exige interpretar documentos o preguntas, un agente IA puede ayudar. Ambos pueden formar parte del mismo proceso.

Un ejemplo: de un correo a una oferta

Una solicitud puede incluir productos, cantidades y condiciones en un texto libre. La IA puede preparar esa información; las reglas comprueban campos y calculan importes; una persona revisa las condiciones antes del envío. Así se puede asignar a cada paso el mecanismo adecuado.

La pregunta que conviene responder primero

¿Qué resultado debe poder revisar una persona para decir «esto está bien hecho»? Reúne solicitudes representativas, incluidas las incompletas. Permiten valorar si la solución reconoce lo que falta y evita avanzar cuando necesita ayuda.

Antes de conectar tu CRM y ERP.

Una integración necesita algo más que una lista de herramientas. Conviene acordar qué dato pertenece a cada sistema, qué evento lo mueve y cómo se reconoce que el recorrido se ha completado.

Las cinco piezas del primer mapa

1. Origen: dónde se crea o valida cada cliente, producto o precio.
2. Destino: qué equipo necesita esa información y en qué herramienta.
3. Identificador: cómo reconocer el mismo cliente o producto en ambos sistemas.
4. Momento: qué cambio debe activar la conexión y con qué frecuencia.
5. Excepción: quién revisa los errores, los duplicados y los campos incompletos.

Prueba con un recorrido pequeño

Por ejemplo, una oferta aprobada en el CRM que debe convertirse en pedido. Revisa qué campos necesita el ERP y qué estado necesita conocer ventas después. Incluye también una oferta con un producto desconocido: el tratamiento de ese caso forma parte del diseño.

Para preparar una primera conversación, trae los nombres de las herramientas, un ejemplo de los campos y el recorrido deseado. Los accesos técnicos y las posibilidades de sus API se revisan después con los responsables adecuados.

¿Qué debe incluir la primera versión?

Una primera versión útil completa un recorrido concreto de principio a fin. Para acotar un software a medida, define quién lo utilizará, qué necesita hacer y cómo se comprobará el resultado.

Describe un escenario completo

«El equipo recibe una RFQ, revisa los productos, prepara un presupuesto y lo deja pendiente de aprobación» es un punto de partida que permite diseñar pantallas y reglas. Añade los documentos que se consultan, las decisiones que toma una persona y los datos que deben volver al CRM.

Separa las decisiones de alcance

• Necesario para usarlo: el recorrido principal, sus permisos y el tratamiento de los errores que pueden bloquearlo.
• Útil para ampliar: otros idiomas, equipos, escenarios e integraciones que se incorporarán según su prioridad.
• Necesario para mantenerlo: responsables, documentación, costes de funcionamiento y condiciones de acompañamiento.

Acuerda cómo se revisará

Selecciona ejemplos representativos y personas que conozcan el proceso. Comprueba que pueden completar el trabajo, entender su estado y corregir lo que falta. Una demostración visual ayuda a decidir, pero la validación debe incluir datos, reglas e integraciones dentro del alcance acordado.